นับข้อมูลซ้ำด้วย Excel

มีคำถามมาสอบถามว่า ต้องการนับจำนวนหนังสือที่ถูกยืมว่ามีการยืมแต่ละชื่อเรื่องกี่ครั้ง โดยมีข้อมูลการยืมหนังสือดังตัวอย่าง

cir-books

จะใช้ Excel นับจำนวนได้ไหม อย่างไร … แน่นอนครับ ย่อมทำได้ และมีหลายวิธี ลองดูสักสองวิธีดูก่อนนะครับ

วิธีที่ 1 การนับจำนวนด้วยฟังก์ชัน =COUNTIF()

ที่คอลัมน์ B พิมพ์หัวว่า “จำนวนการยืม” จากนั้นเซล B2 ให้ป้อนสูตร =COUNTIF(A:A,A2) แล้วคัดลอกสูตร จะได้ผลลัพธ์ ดังนี้

cir-books1

โดยสูตร =COUNTIF(A:A,A2) จะหมายถึง การนำข้อมูลจากเซล A2 ไปนับซ้ำกับข้อมูลที่ปรากฏในคอลัมน์ A ทั้งหมดนั่นเอง รูปแบบคำสั่งคือ =COUNTIF(ช่วงข้อมูลที่ต้องการนับ,เงื่อนไข)

วิธีที่ 2 การใช้ความสามารถของ Pivot Table

การนับวิธีที่สอง จะใช้ความสามารถของ Pivot Table เริ่มจากคลิกเมาส์ในเซลใดๆ ของคอลัมน์ A จากนั้นเลือกเมนูคำสั่ง “แทรก, Pivot Table” …. ผมใช้ Microsoft Office Excel 2007 เมนูภาษาไทย

cir-books2

ปรากฏจอภาพการทำงานของ Pivot Table ดังนี้

cir-books3

ลากเขตข้อมูล “รายการหนังสือยืม” จากช่องเลือกเขตข้อมูลเพื่อเพิ่มลงในรายงาน (มุมบนขวาของจอภาพ) มาวางในกล่อง “ป้ายชื่อแถว” (ด้านล่างขวาของจอภาพ) และวางซ้ำในกล่อง “ค่า” ดังนี้

cir-books4

โปรแกรม Excel จะแสดงตารางสรุปข้อมูล ดังรูป

cir-books5

เห็นไหมครับว่า การนับข้อมูลหนังสือซ้ำ ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป และลองนำไปประยุกต์กับการนับข้อมูลลักษณะอื่นๆ ดูนะครับ

 

Number of View :11102
This entry was posted in Microsoft Office and tagged , , , , , , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Current day month ye@r *